LA MEJOR FACTURA EN TU MANO

La factura electrónica será obligatoria para los pymes y autónomos

La factura electrónica obligatoria es una de las medidas aprobadas en el marco de la Ley Crea y Crece, una norma que vio la luz el pasado septiembre de 2022 y que, entre otras cosas, avanza en la digitalización de las transacciones entre empresarios y profesionales.

Además, emplazó al legislador a desarrollar reglamentariamente los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica, pero teniendo en cuenta los estándares globales actuales para minimizar el esfuerzo de cumplimiento y adaptación de las empresas que ya usan facturas electrónicas estructuradas.

Fruto de este mandato, el pasado 15 de junio vio la luz el borrador de proyecto de Real Decreto por el que se por el que se desarrolla la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) en lo referido a la factura electrónica entre empresas y profesionales.

Una vez aprobado este desarrollo legal, que ya está en camino y que aún puede sufrir modificaciones, comenzará a correr el reloj para que empresarios y profesionales de toda España se adapten al nuevo sistema de emisión de facturas.

¿QUE ES UNA FACTURA ELECTRONICA?

La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales se define en el reglamento como “aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos”. 

Para que la factura electrónica pueda considerarse como tal deberá cumplir con cierto contenido mínimo, así como con unas características técnicas definidas en el propio reglamento. 

Entre otras cosas, este texto asegura que las facturas electrónicas obligatorias deberán emitirse a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria, o bien un programa de factura electrónica certificado, siendo posible combinar ambas vías. 

También se fija que las facturas electrónicas deberán permanecer accesibles para su destinatario, tanto para su lectura como para su descarga o copia, durante al menos 4 años.

OBJETIVO

El objetivo de la factura electrónica obligatoria es principalmente reducir la morosidad, una de las grandes causas de los problemas de liquidez y rentabilidad de muchas empresas, especialmente en el marco de las pymes. Así, el formato digital garantiza una mayor trazabilidad y control de pagos entre empresarios y profesionales.

En este sentido, el futuro reglamento permitirá a la Agencia Tributaria extraer “información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica”, así como “monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial”. 

Esta información se hará llegar, “al menos, al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada”. Cabe recordar que el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada publica anualmente un listado de empresas que han incumplido los plazos de pago.

¿QUIEN ESTA OBLIGADO A PRESENTAR UNA FACTURA ELECTRONICA?

El Real Decreto por el que se desarrolla la Ley de 2021 busca evitar el fraude fiscal y, por ello, incluye una nueva obligación.

A partir del 1 de julio de 2025, las empresas con ingresos menores a 6 millones de euros deberán proporcionar de inmediato su facturación a la Agencia Tributaria.

Es importante entender que esta medida no se relaciona con la obligación de emitir facturas digitales impuesta por la Ley Crea y Crece.

Las empresas tendrán que usar programas que cumplan con ciertos requisitos para el intercambio automático de facturas, garantizando la seguridad y trazabilidad de la información.

Por ello, la Agencia Tributaria implementará una aplicación gratuita para que empresas con facturación anual inferior a 6 millones de euros remitan de inmediato sus facturas.

Esta aplicación permite expedir hasta 100 facturas anuales y ahorra costes al no requerir software privado.

La cuestión es que esta medida difiere de las obligaciones incluidas en la Ley Crea y Crece, cuyo fin es digitalizar la facturación.

El 15 de junio se publicó el borrador del Reglamento de la Ley Crea y Crece, que regula la obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas y particulares.

Una vez que este RD sea de aplicación la facturación electrónica se convertiría en el único sistema que podrá usarse en las relaciones comerciales entre empresas, pymes y autónomos.

Tal y como recoge la Ley los autónomos podrían tener uno o dos años adicionales (hasta 2027 o 2028) para completar su adaptación al sistema de facturación electrónica.

Todo va a depender de cuándo se produzca la publicación de la Ley en el BOE y de los plazos que finalmente se incluyan.

VENTAJAS DE LA FACTURACION ELECTRONICA

La principal ventaja de la facturación electrónica es que permitirá a los autónomos luchar contra la morosidad.

Podrán llevar un control de los pagos pendientes, es decir, la factura electrónica sirve para facilitar el acceso a la información sobre los plazos de pago entre empresas.

Además, usando la facturación electrónica se reduce el uso de papel en las oficinas y se mantienen las facturas guardadas de forma mucho más segura.

Otra ventaja de la firma electrónica es que se ahorra espacio en la oficina y se reduce el impacto medioambiental.

También se promueve la digitalización en las relaciones empresariales y se minimizan los costes de transacciones.

¿QUE ELEMENTOS DEBE INCLUIR LOS AUTONOMOS EN LA FACTURA ELECTRONICA?

Las facturas electrónicas deberán ir firmadas con firma electrónica

Las empresas y profesionales que reciban sus facturas electrónicas a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas tendrán que hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas.

Será necesario en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.

¡IMPORTANTE! Todas las facturas electrónicas que sean emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.

Las facturas electrónicas se identificarán con un código único 

Además, las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar:

  • La autenticidad de su origen.
  • La integridad de su contenido.
  • Su legibilidad, desde su fecha de expedición durante su período de conservación.

¡Importante! Todas las facturas electrónicas van a tener que identificarse con un código único.

Este código necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Las facturas electrónicas tendrán que informar de cuál es su estado 

La persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de:

  • Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
  • Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

  • Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
  • Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
  • Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de una plataforma homologada

Será importante tener en cuenta también cuál es el lenguaje informático a través del que se crea cada factura.

Las facturas electrónicas tendrán que ser emitidas por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o a través de una plataforma de facturación que esté homologada.

Además, las empresas y profesionales que utilicen la solución pública de facturación electrónica, deberán emplear la sintaxis Facturae.

Las facturas electrónicas tendrán que ir acompañadas de información adicional en PDF

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del RD las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas de:

  • Un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.
  • Salvo cuando la persona destinataria de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

OTROS DATOS QUE DEBEN DE SER INCLUIDOS

Además de los elementos mencionados anteriormente, la factura electrónica debe incluir los mismos datos obligatorios que si se tratase de una factura tradicional:

  • Número de la factura para facilitar una búsqueda rápida de la misma.
  • Datos del emisor y del remitente.
  • Concepto de la factura.
  • Fecha de emisión.
  • Base imponible o tipo impositivo.
  • Retención del IRPF.
  • IVA.
  • Importe total de la factura y método de pago.

PLAZOS PARA IMPLANTAR LA FACTURA ELECTRONICA OBLIGATORIA

La obligatoriedad de usar la facturación electrónica tiene dos plazos diferenciados:

  • Las empresas con una facturación anual que supere los 8 millones de euros, van a tener un plazo de 1 año tras la publicación de la Ley Crea y Crece para usar la facturación electrónica en sus procesos de trabajo y comunicar los pagos. De publicarse en este 2024 la obligación se hará efectiva en 2025.
  • El resto de las empresas, con una facturación inferior a los 8 millones de euros, tendrían un plazo de 2 años para adaptarse a la nueva obligación y usar la factura electrónica. Si la Ley se publicase en este 2024 la obligación tendrá efectividad en 2026.
  • Las empresas tendrán tres años después de la entrada en vigor (si se publica en 2024 hasta 2027) para comunicar los estados de la factura y el pago para empresas de menos de 6 millones de euros.
  • Las compañías tendrán cuatro años tras la entrada en vigor de la normativa (si se publica en 2024 entonces tendrá efectividad en 2028) para comunicar el pago para profesionales de menos de 6 millones de euros.

Por tanto, las personas trabajadoras autónomas podrían tener entre uno y dos años más para comunicar los estados de las facturas.

Ahora bien, no hay que perder de vista la obligación especificada en la Ley de 2021 para prevenir y evitar el fraude fiscal.

Las empresas que facturen anualmente menos de 6 millones de euros deberán remitir a Hacienda de forma instantánea todas sus facturas a partir de julio de 2025.

SANCIONES POR NO DISPONER DE UN SISTEMA DE FACTURACION ELECTRONICO

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa.

Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.

La cuantía de las sanciones se aplicaría dependiendo del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora.

Corresponderá a la persona titular de la Secretaria de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial imponer la sanción.

En finanzas i+d+i ofrecemos apoyo en:

  • Buscar financiación para tu proyectos innovadores o de emprendimiento.
  • Asesoramiento completo y mediación.
  • Actualización con respecto a las notificaciones.
  • Seguimiento conjunto en todo el proceso de las ayudas.
  • Redacción y entrega de documentación para la solicitud del programa.

Como empresa de Finanzas & I+D+i, estamos comprometidos en estar a la vanguardia para asesorarte adecuadamente en el programa.

¡CONTACTA AHORA CON NOSOTROS!

    Aceptación de tratamiento de datos:
    Acepto la política de privacidad

    +INFO:
    ¡Pincha en este enlace y Mantente actualizado!



    Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.

    ACEPTAR
    Aviso de cookies